Estatuto do Comite de Viagens Corporativas
DATA: 04.06.2001
Atualizado em: 30.09.2009 e 14.05.2010, por unanimidade.
ESTATUTO
FUNDAÇÃO
Fundado em maio de 2001, formado por Gestores de Viagens, representando as empresas onde atuam.
OBJETIVOS
O Grupo tem por objetivo atuar no mercado de viagens de negócio, através de “benchmarking” e otimização de processos administrativos, visando atender as necessidades e expectativas do Grupo e das empresas, obtendo resultados significativos e influenciando positivamente nas mudanças ocorridas neste mercado.
Em função das particularidades das empresas representadas no Grupo, será mantido um alto padrão de ética em relação às informações passadas e discutidas, conforme Código de Ética denominado “Anexo A” do presente Estatuto.
Parágrafo ÚNICO: As negociações comerciais das empresas representadas no grupo não são objeto de discussão no mesmo.
ESTRUTURA:
Para efeito de organização interna, o grupo manterá um número máximo de 20 (vinte) empresas representadas, contando com uma Coordenação composta de três membros eleitos pelo voto direto, tendo como atribuições:
- Elaborar pauta das reuniões e levar ao conhecimento do grupo para aprovação.
- Organizar e disponibilizar recursos para realização das reuniões.
- Convidar e coordenar a presença de convidados externos.
- Coordenar as reuniões conforme pauta e critérios pré-estabelecidos.
- Atuar como ponto focal para os integrantes do Comitê.
- Elaborar e divulgar Atas das Reuniões para todos os integrantes do Comitê.
- Manter controle de presença e adesão, levando para definição pelo Comitê os casos de desligamento e admissão.
REUNIÕES E EVENTOS:
O Comitê se reunirá com periodicidade mensal, em local, data e horário definidos nas reuniões, respeitando a antecedência mínima de 30 dias para realização. Reuniões extraordinárias poderão ser convocadas para tratar de assunto emergencial específico.
PARTICIPAÇÃO:
A participação nas reuniões é obrigatória.
Só serão aceitas como justificativas de faltas, aquelas que estiverem fundamentadas nos casos de férias, luto, gala ou licença maternidade/paternidade.
Serão abonadas as faltas nos casos de reuniões realizadas fora da cidade do Rio de Janeiro.
O titular pode ser representado por um suplente, desde que habilitado a discutir os assuntos objeto dos encontros.
PREMISSAS PARA ADESÕES E PERMANÊNCIA:
- Tenha vaga em aberto, dentro do limite de empresas estabelecido no estatuto.
- Tenha ocorrido o convite ou indicação de um dos componentes do grupo.
- Encaminhe o questionário de avaliação devidamente preenchido, com os dados da empresa e da pessoa que irá representá-la no Comitê.
- Exerça controle efetivo sobre as despesas de viagens e política de sua empresa.
- Seja aprovado pela maioria dos atuais membros do Comitê.
DESLIGAMENTOS:
Os desligamentos do grupo poderão ocorrer nos seguintes casos:
a) Solicitação por escrito do componente (ação voluntária).
b) Falta injustificada em 03 (três) reuniões ordinárias durante o ano, consecutivas ou não.
c) Conduta antiética do componente.
d) Desligamento do integrante da empresa que representa.
Parágrafo I: A empresa cujo componente do Comitê se desligou ou foi transferido do Depto. de Viagens, poderá permanecer no Comitê até a sua recolocação no mercado, como Gestor de Viagens e indicar um substituto, sendo a indicação validada após análise pelos integrantes do Comitê.
Parágrafo II: O integrante que se aposentar em pleno exercício da Gestão de Viagens, permanecerá como membro do Comitê por tempo indeterminado.
DISPOSIÇÕES GERAIS:
É permitida a atuação de cada um dos integrantes do Comitê como consultores e palestrantes de gestão de viagens, desde que respeitando o código de ética.
Qualquer posição do Grupo perante entidades externas, formal ou informal, será encaminhada para avaliação do Comitê.
Uma lista, contendo os nomes dos componentes do grupo com as respectivas empresas representadas, acompanhará as correspondências enviadas pelo Comitê.
Caso algum elemento do grupo não queira que seu nome faça parte da lista referida no item anterior, deverá manifestar-se formalmente a Coordenação.
Os convites para participação em eventos, quando em nome do Comitê, deverão ser encaminhados a Coordenação, para encaminhamento para aprovação pelo Comitê.
A participação em eventos (nacionais / internacionais) estará vinculada a análise prévia do Comitê, visando manter o foco nos assuntos de interesse do grupo.
Anexo A
Código de Ética e Conduta Para a Troca de Informações
1. Utilização:
Use as informações obtidas através do benchmarking dentro do Comitê de Viagens Corporativas somente com a finalidade de introduzir melhorias nas operações ou processos de sua organização. O uso ou divulgação de dados e práticas adotadas pelas organizações participantes do Comitê exige a prévia permissão das mesmas neste sentido.
2. Legalidade:
Caso exista algum questionamento pendente sobre a legalidade de uma atividade (ex: obtenção de informações privilegiadas, acordos comerciais), procure não praticá-la até que seja plenamente resolvido o questionamento legal a ela associado.
3. Intercâmbio:
3.1 Esteja disposto a fornecer aos seus parceiros do Comitê o mesmo tipo de informação e no mesmo nível de profundidade que você deles solicitará para uso próprio.
3.2 Desde o início de sua participação em um processo de benchmarking no Comitê de Viagens Corporativas, procure comunicar-se com os demais parceiros sempre da forma mais clara e transparente possível, visando evitar mal entendidos e ao mesmo tempo fortalecer o mútuo interesse pelo intercâmbio através do benchmarking.
4. Confidencialidade:
4.1 Trate o intercâmbio através de informações como algo, em princípio, restrito às pessoas e organizações participantes do Comitê.
4.2 As informações compartilhadas não devem ser repassadas para fora das fronteiras do Comitê de Viagens Corporativas, a menos que haja prévio consentimento neste sentido.
4.3 Evite comunicar o nome de um de seus contatos em um encontro ou reunião de caráter público, sem que haja autorização prévia para isto.
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